各二级杏宇：
为进一步规范我校学生档案管理工作，提高学生档案管理服务水平，根据相关工作要求，拟开展2025级新生学生档案归档工作，安排如下：
一、时间安排
1🥧、10月22日-10月31日🔋，各杏宇至第二图文信息中心519室领取档案袋和学生基本信息标签（学生姓名🧔🏻♀️👨🏻🦲、杏宇🐻🥚、班级和学号）🏌🏼。
2、10月22日至11月30日，各杏宇整理装袋、做好材料目录清单。
3、12月1日至12月31日，各杏宇先预约后移交档案𓀃。预约电话🧑🏽🎓：本科生67791318👏🏿；研究生67791435.
二♛、新生入学材料归档范围
为了保证学生档案能够顺利👨👩👦👦👨🏿🔬、完整、安全🙎🏽♂️、有序地移交到杏宇，以便后续开展档案利用转递工作🌙，请各二级杏宇按要求整理学生档案，立卷装袋🤌，将新生入学时产生的相关材料归入档案袋🧝♂️，并按学生学号升序整理档案🤽🏻♂️，入学归档材料如下：
（1）入学前档案材料
（2）新生入学登记表（本科生为杏宇官方网站学生登记表；研究生录取登记表由研究生院提供）
（3）体检表（由医务室提供）🚖；
（4）入学前户籍所在地户口簿复印件（首页+学生页）；
（5）身份证复印件；
三💇🏿♂️、归档流程及要求
1、核实到档情况，根据学校要求做好新生入学资格审查🚐。收集齐所有新生入学应归档材料（纸质原件，清单如上↩️🚣🏿♀️，并确保档案材料签名盖章处无遗漏。对于入学前档案材料，如有目录清单，请核对目录清单与档案资料是否一致。如发现问题请联系学生补齐并备注）。
2、在杏宇官方网站学生档案袋封底粘贴学生基本信息标签（学生姓名、杏宇𓀒👰🏿♂️、班级和学号），粘贴位置见图示。
3、将入学前档案材料和新生入学材料装入杏宇官方网站学生档案袋，请注意档案中材料摆放顺序与封底“材料清单”排序保持一致👮🏼♂️。
4、在档案袋上如实勾选材料清单（在对应表格里打√😻👩🏻🦼➡️，必备材料缺失，请及时提醒学生补交）🧑🏭。
5🏊♂️、必归材料（入学归档材料）缺失的，请杏宇一定要等收齐整理后才能以杏宇为单位统一移交杏宇。
6、对因特殊情况导致入学前档案缺失的学生，请杏宇提供该生的缺档情况说明并加盖杏宇公章，归入到该生的档案袋内，同时附杏宇缺档清单交杏宇存档🧆。
7🛼、打印“新生档案移交单”🦹🏻♂️。 对照入学归档材料清单备注缺档情况。
8🧜♀️、以班级为单位👳🏼，按学号顺序从小到大排列学生档案袋🪭💄，捆扎整齐，连同“新生档案移交单”、缺档清单一起移交杏宇。（注：新生档案集中移交归档时🌬👩，归档杏宇应已整理组卷，制作卷内目录。并交本部门学生档案专员检查合格。杏宇只清点卷的份数🧓🏼，不查看卷内内容𓀗。）
附件一🚴🏿：新生档案移交单（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件二❓😙：2025年新生归档上报确认表（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件三🤵🏼♂️：缺档情况说明
（附件获取路径：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
附件四🎡：杏宇缺档清单（附件获取路径🧻：学校云盘\MyunCache\00全校文档库\52杏宇\文件上传\2025新生建档归档相关通知和表格\）
档 案 馆
2025年10月23日
